Постановка задач сотрудникам имеет прямое влияние на качество и сроки выполнения. Когда задача ясно сформулирована, сотрудники лучше понимают требования руководителя и выполняют задание точно и своевременно. Компетентный руководитель играет важную роль в постановке задач, определяет обязанности и цели сотрудников, и делится ими с подчиненными.
Аккуратная постановка задач облегчает работу над ними в системе управления проектами Битрикс24. На карточке каждой задачи отображается информация о времени постановки, ответственном сотруднике и истории обсуждений. Задачи могут быть объединены в проекты с использованием различных инструментов, таких как календарь, чат, фотогалерея и база знаний.
Работа над задачами может быть организована с использованием различных методик, таких как диаграмма Ганта, Scrum, канбан-доска или сортировка по срокам выполнения. Это помогает отличать и управлять разными проектами.
Задачи в управлении проектами могут быть разных типов. Важные и долгосрочные задачи требуют больше времени, ресурсов и усилий для их планирования и достижения. Примерами таких задач могут быть увеличение клиентской базы, увеличение прибыли или вхождение на новый рынок. Текущие важные задачи являются приоритетными и должны быть выполнены сегодня или в ближайшие дни.
Например, это может быть встреча с крупным клиентом или планирование задач для отдела на следующую неделю. Повседневные задачи - это рутинная работа, выполняемая ежедневно сотрудниками, например, звонки клиентам, выставление счетов или отгрузка товара.
Ситуативные задачи возникают в зависимости от обстоятельств и ситуаций, и требуют быстрых решений и приспособления к новым условиям.
Для формулировки задач сотрудникам можно использовать систему SMART, которая помогает установить конкретные и измеримые цели.
SMART - это аббревиатура, расшифровывающая критерии постановки задач.
- Конкретная цель (specific) должна ясно указывать ожидаемый результат,
- измеримая (measurable) цель предусматривает критерии оценки результата,
- достижимая (achievable) цель должна быть выполнимой с учетом ресурсов и ограничений,
- значимая (relevant) цель должна быть актуальной и соответствовать обстановке в компании,
- ограниченная во времени (time bound) цель должна иметь четкий срок выполнения.
Также важно предоставить все необходимые ресурсы, доступы и инструкции для выполнения задачи. После выполнения задачи важно дать обратную связь и проанализировать результаты.
В качестве примеров постановки задач в таск-менеджере можно рассмотреть следующие сценарии: задача для аналитика - подготовить статистику посещаемости сайта за последние три месяца, включая среднее время просмотра страницы и количество уникальных пользователей; задача для копирайтера - написать текст рассылки для клиентов с информацией о недельной скидке на продукт, предоставить 2-3 варианта текстов; задача для верстальщика - создать прототип мобильного приложения компании, отражающий все пункты меню; задача для маркетолога - подготовить анкету для опроса постоянных клиентов, чтобы выявить проблемы в работе сервисной службы.
Частые ошибки при постановке задач связаны с нереалистичными целями и задачами, узким фокусом внимания, отсутствием контроля над проектом и обратной связи, негативным посылом при постановке задач, перегруженностью задачами, отсутствием примеров и неправильным установлением дедлайнов.
Чтобы избежать этих ошибок, руководитель должен оценить ресурсы и возможности компании, следить за ходом выполнения задачи и вовремя обращаться к сотруднику с обратной связью.
— компания, которая занимается внедрением CRM Битрикс24 и разработкой сайтов на 1С Битрикс управление сайтом на базе решений АСПРО.
